Planejamento organizacional: Definições e Vantagens em uma Empresa

O planejamento organizacional é um processo crítico para o sucesso de qualquer empresa, seja ela uma multinacional ou uma pequena Startup. Ele envolve a definição de metas e objetivos a longo prazo, bem como a criação de estratégias e planos para alcançá-los. 

Neste blog, vamos discutir a definição e os conceitos básicos de planejamento organizacional, bem como sua importância para alcançar os objetivos da empresa principalmente em um processo de negociação. Você vai aprender também sobre as principais ferramentas e seus conceitos, e muito mais

O que é planejamento organizacional?

Planejamento organizacional é o momento de estabelecer metas e objetivos a longo prazo e desenvolver estratégias e planos para alcançá-los. Ele é uma ferramenta essencial para garantir que a empresa esteja preparada para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades. 

O planejamento organizacional permite que a empresa identifique suas fraquezas, ameaças, forças e oportunidades, e desenvolva planos para maximizar suas vantagens competitivas.

Importância do planejamento organizacional

O planejamento organizacional é crucial para o sucesso de qualquer empresa, pois permite que ela alcance seus objetivos a longo prazo. Ele também ajuda a identificar e a preparar-se para desafios e oportunidades futuras, o que é essencial para a sobrevivência e crescimento a longo prazo. 

Além disso, o planejamento organizacional garante que a empresa esteja alinhada com sua missão e visão, e que seus esforços estejam direcionados para alcançar esses objetivos.

Outra vantagem do planejamento organizacional é que ele fornece uma estrutura para a tomada de decisão. Ele permite que a empresa avalie as opções disponíveis e escolha a melhor estratégia para alcançar seus objetivos. Isso garante que as decisões sejam baseadas em fatos e análises, em vez de suposições ou intuição.

Processo de planejamento organizacional

O processo de planejamento organizacional é fundamental para garantir que qualquer organização consiga alcançar seus objetivos. Ele envolve uma série de etapas críticas, desde a análise de cenários até a implementação de planos. 

Agora, vamos discutir essas etapas em detalhes, mostrando como elas se encaixam para garantir que sua empresa esteja preparada para alcançar seus objetivos a longo prazo.

• Análise de cenários

• Metas e objetivos

• Estratégias

• Planos de ação

Análise de cenários

A primeira etapa no processo de planejamento organizacional é a análise de cenários. Isso envolve identificar as tendências e desafios futuros que podem afetar a empresa. 

Essa análise deve levar em conta diversas situações de mercado. Isso permite que a empresa se prepare para eventos potenciais e aproveite oportunidades.

Aqui estão algumas etapas que podem ser seguidas para realizar uma análise de cenários:

1. Identificar os fatores críticos: Comece identificando os fatores internos e externos que podem afetar a empresa, como a economia, a tecnologia, a concorrência e a regulamentação.

2. Coletar e analisar dados: Colete dados relevantes sobre os fatores críticos identificados. Esses dados podem incluir relatórios de mercado, pesquisas, notícias e relatórios governamentais. Analise esses dados para identificar tendências e desafios futuros.

3. Desenvolva cenários: Com base na análise de dados, desenvolva cenários futuros que possam afetar a empresa. Esses cenários devem ser baseados em hipóteses razoáveis e devem ser descritos como histórias completas.

4. Avalie o impacto dos cenários: Avalie o impacto potencial dos cenários desenvolvidos na empresa, incluindo seus efeitos sobre as metas e objetivos, as operações, as finanças e os recursos humanos.

5. Prepare-se para os cenários: Com base na avaliação do impacto, desenvolva planos de ação para se preparar para os cenários desenvolvidos. Esses planos devem incluir medidas de mitigação de riscos e planos de contingência.

6. Monitorar e ajustar: Monitorar e ajustar a análise de cenários continuamente à medida que as condições mudam e novas informações se tornam disponíveis.

É importante notar que a análise de cenários é uma técnica dinâmica, e as previsões são baseadas em hipóteses, por isso é importante estar preparado para adaptar-se às mudanças.

Além disso, é importante envolver todas as partes interessadas no processo de análise de cenários, incluindo gerentes, funcionários e especialistas externos, para garantir que todos os pontos de vista sejam considerados.

Metas e objetivos

Uma vez que os cenários são analisados, a empresa deve estabelecer metas e objetivos a longo prazo. Essas metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais. Elas também devem estar alinhadas à missão e visão da empresa conforme já citado neste artigo. 

O estabelecimento de metas e objetivos fornece uma direção clara para o planejamento e a tomada de decisão.

Metodologias para definição de metas

Existem várias metodologias que podem ser utilizadas no processo de definição de metas e objetivos em um planejamento organizacional. Algumas das mais populares incluem:

Planejamento Estratégico

É uma metodologia ampla e abrangente que envolve o estabelecimento de objetivos e metas a longo prazo para a empresa. 

Ele envolve a análise da missão, visão e valores da empresa, bem como a avaliação das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (FOFA) do ambiente externo, falaremos mais sobre o desenvolvimento de estratégias mais abaixo.

OKR (Objetivos e Key Results)

É uma metodologia de gerenciamento de metas que se concentra em estabelecer objetivos ambiciosos e mensuráveis, e medir o progresso através de resultados-chave. 

Ele é uma ferramenta de gerenciamento de desempenho eficaz e simples que permite às equipes alcançar resultados significativos e mensuráveis.

Six Sigma 

É uma metodologia de gerenciamento de processos que se concentra em melhorar a qualidade e reduzir os erros. 

Ele é baseado no princípio de que, ao medir e analisar dados, é possível identificar e eliminar as causas de problemas no processo e melhorar a qualidade dos produtos e serviços.

PDCA (Plan-Do-Check-Act): 

É uma metodologia de gerenciamento de processos que se concentra em melhorar continuamente os processos. 

Ele é baseado no princípio de que, ao planejar, executar, verificar e agir, é possível identificar e eliminar as causas de problemas no processo e melhorar continuamente a qualidade dos produtos e serviços.

Desenvolvimento de estratégias

Uma vez que as metas e objetivos são estabelecidos, a empresa deve desenvolver estratégias para alcançá-los. Essas estratégias devem ser adaptadas às condições específicas da empresa e aos desafios do mercado. Elas também devem ser baseadas na análise de cenários e nas metas e objetivos estabelecidos.

Implementação de planos

Uma vez que as estratégias organizacionais foram desenvolvidas, é importante implementá-las de maneira eficaz para garantir que os objetivos estratégicos sejam alcançados. 

Algumas dicas para a implementação dos planos incluem:

1. Designar responsabilidades: é importante designar responsabilidades específicas para as pessoas ou equipes que serão responsáveis ​​pela implementação das estratégias.

2. Desenvolver um plano de ação: Os planos de ação devem incluir tarefas específicas, responsáveis, prazos e orçamentos. Eles também devem ser monitorados e ajustados como necessário para garantir que as metas e objetivos sejam alcançados.

3. Comunicar os planos: é importante comunicar os planos e estratégias para todos os funcionários para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando juntos para alcançar os objetivos.

4. Monitorar e medir o progresso: é importante monitorar e medir o progresso das estratégias para garantir que elas estejam sendo implementadas corretamente e para fazer ajustes, se necessário.

5. Ajustar as estratégias: se necessário, é importante fazer ajustes nas estratégias para garantir que elas estejam alinhadas com as condições do mercado e com os objetivos da empresa.

6. Incentivar a colaboração e envolvimento das equipes: é importante incentivar a colaboração e envolvimento das equipes para garantir que todos estejam comprometidos com o sucesso da implementação das estratégias.

Tipos de planejamento organizacional

Existem vários tipos de planejamento organizacional, alguns deles podemos listar:

Planejamento tático: é o processo de desenvolver planos para implementar as estratégias estabelecidas. Ele envolve a definição de metas e objetivos a curto prazo e a alocação de recursos para alcançá-los.

Planejamento operacional: é o processo de desenvolver planos para as atividades diárias e rotineiras da empresa. Ele envolve a definição de procedimentos e processos e a alocação de recursos para sua implementação.

Planejamento financeiro: é o processo de desenvolver planos para gerenciar e alocar recursos financeiros. Ele envolve a previsão de receitas e despesas e o estabelecimento de metas financeiras.

Planejamento de cenários: é o processo de desenvolver planos para diferentes cenários futuros, incluindo situações favoráveis e desfavoráveis. Ele ajuda a empresa a se preparar para possíveis mudanças no ambiente externo.

Planejamento de contingência: é o processo de desenvolver planos para lidar com situações imprevistas ou de emergência. Ele ajuda a organização a se preparar para possíveis riscos e incertezas e garantir a continuidade das operações.

Planejamento de recursos humanos: é o processo de desenvolver planos para gerenciar e desenvolver o capital humano da empresa. Ele envolve a definição de metas e objetivos para a equipe, bem como a definição de políticas e práticas para atrair, reter e desenvolver talentos.

Planejamento de projetos: é o processo de desenvolver planos para gerenciar projetos específicos do negócio. Ele envolve a definição de metas e objetivos, bem como a alocação de recursos e a gestão de riscos.

É importante notar que estes tipos de planejamento organizacional são inter-relacionados e estão interligados, eles se complementam mutuamente e são fundamentais para o sucesso da empresa.

Conhecendo uma estrutura organizacional

A estrutura organizacional é um conjunto de regras e procedimentos que estabelecem como as tarefas, responsabilidades e autoridades são divididas, gerenciadas e coordenadas dentro de uma empresa ou organização.

Ela define como as tarefas são distribuídas, como as informações fluem e como as decisões são tomadas.Existem vários tipos diferentes de estruturas organizacionais, incluindo:

• Estrutura funcional: é a estrutura mais comum, onde as tarefas são agrupadas de acordo com as funções da empresa, como finanças, produção, vendas, etc. Cada departamento é gerenciado por um especialista na área.

• Estrutura por produto: é uma estrutura onde as tarefas são agrupadas de acordo com os produtos ou serviços da empresa. Cada equipe é responsável por um produto ou grupo de produtos.

• Estrutura geográfica: é uma estrutura onde as tarefas são agrupadas de acordo com as regiões geográficas. Cada equipe é responsável por uma região específica.

• Estrutura matricial: é uma estrutura onde as tarefas são agrupadas tanto por função quanto por projeto. Cada pessoa pode fazer parte de mais de uma equipe, dependendo do projeto.

• Estrutura em rede: é uma estrutura onde a empresa trabalha em colaboração com outras empresas ou organizações para alcançar objetivos comuns.

Cada estrutura tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha da estrutura certa dependerá das necessidades específicas da empresa e do ambiente empresarial.

A estrutura organizacional está relacionada ao planejamento organizacional porque ela estabelece como a empresa será organizada para alcançar seus objetivos e metas. Ela fornece uma estrutura para a distribuição de tarefas, responsabilidades e autoridades e define como as informações e decisões fluirão dentro da empresa.

A estrutura organizacional é desenvolvida com base nos objetivos estratégicos da empresa e deve ser adaptada de acordo com as necessidades e metas da organização. 

A estrutura organizacional também é importante para a implementação dos planos e estratégias de planejamento organizacional. Ela estabelece como as estratégias serão implementadas e garante que as equipes e indivíduos estejam alinhados com os objetivos e metas da empresa.

Missão Visão e Valores

Missão, visão e valores são fundamentais para uma empresa porque eles estabelecem o propósito e o rumo da organização. Eles ajudam a guiar as decisões estratégicas e a estabelecer os objetivos a futuro distante conforme citamos no decorrer deste artigo.

A Missão é a razão da empresa existir, é a definição de seu propósito. Ela deve ser clara e específica, sem margem para interpretações, sejam dos colaboradores ou dos próprios clientes.

A Visão é a imagem futura da empresa, é o estado desejado onde se deseja chegar. Ela é o norte para alcançar os objetivos estratégicos e as metas a longo prazo.

Os Valores são os princípios fundamentais que guiarão o negócio em suas ações e escolhas. Eles são os princípios éticos e morais que a empresa segue e seus colaboradores devem seguir.

A combinação de uma missão, visão e valores fortes ajuda a criar uma identidade organizacional forte e clara e fornece uma base sólida para um planejamento organizacional guiado por estratégias orientadas para o crescimento. Eles também ajudam a alinhar as ações e expectativas dos funcionários e líderes da empresa, criando um ambiente coeso e coletivo para alcançar os objetivos estratégicos.

Como criar uma missão

Criar uma missão envolve alguns passos fundamentais, e o primeiro é compreender o propósito da empresa, o que ela deseja alcançar. Isso pode ser feito através de pesquisas e entrevistas com os funcionários, clientes e outros stakeholders.

Após isso, é a hora de identificar os valores, como ética, transparência, inovação, etc. Esses valores devem ser refletidos na missão da organização.

A terceira etapa para a definição de uma missão é identificar o público-alvo, é importante saber para quem a empresa está oferecendo seus produtos ou serviços e como ela pode atender às necessidades desse público-alvo.

Com base na compreensão do propósito, valores e público-alvo do negócio, é hora de redigir a missão. Ela deve ser clara, concisa e específica, e refletir os objetivos e valores da empresa.

É importante obter feedback sobre a missão, tanto interna quanto externamente, para garantir que ela esteja compreendida por todos. Vale destacar que também é fundamental revisar e atualizar a missão periodicamente, para garantir que ela ainda reflita os objetivos e valores da empresa e acompanhe as mudanças no mercado.

Como criar uma visão

Criar uma visão envolve alguns passos fundamentais e o primeiro é compreender a missão e os valores da empresa, por isso é importante começar pela razão da empresa existir.

Após isso, você precisa analisar o mercado e identificar as tendências, estar ciente das mudanças vai ajudar a para aproveitar as oportunidades e claro, estar preparado para os desafios futuros.

Faz parte também da criação da visão de uma empresa a definição de metas ao longo do tempo também utilizando como base a missão, valores e tendências do mercado identificados no passo anterior.

Com base nas metas a longo prazo, desenvolva uma imagem futura da empresa, incluindo seus objetivos, produtos e serviços, posicionamento no mercado, etc.

Agora basta redigir a visão de maneira clara, concisa e inspiradora, que reflita o propósito e valores da empresa. Assim como na missão, você precisa colher feedbacks, tanto interna quanto externamente, para garantir que ela seja compreendida e alinhada com os objetivos da empresa.

Agora basta apenas revisar e atualizar a visão periodicamente, para garantir que ela ainda reflita as metas e os valores da organização, lembre-se de acompanhar as mudanças que podem acontecer com o passar do tempo.

Ferramentas para planejamento organizacional

Para criar e ter sucesso em seu planejamento organizacional é fundamental que você utilize algumas ferramentas administrativas responsáveis por facilitar esse processo tão importante para o desempenho do negócio.

Algumas ferramentas mais comuns, são:

• Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espinha de Peixe)

• Matriz GUT

• Análise PESTEL

• Balanced Scorecard

• Método 5W2H

• Ciclo PDCA

• Brainstorming (tempestade de idéias)

Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espinha de Peixe)

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe, é uma ferramenta gráfica desenvolvida pelo engenheiro Kaoru Ishikawa, que ajuda a identificar as causas raízes de um problema ou falha. Ele é usado para analisar problemas complexos e encontrar as causas principais, permitindo aos gerentes e funcionários tomar decisões informadas para resolver problemas e melhorar a qualidade.

O diagrama é composto por uma estrutura em forma de espinha de peixe, onde a cabeça do peixe representa o problema ou falha, e as barbatanas representam as causas. As barbatanas podem ser divididas em categorias, como pessoas, processos, equipamentos, materiais e métodos, permitindo uma análise mais detalhada.

Para criar um Diagrama de Ishikawa, os seguintes passos são geralmente seguidos:

• Descreva claramente o problema ou defeito que deseja analisar.

• Reúna uma equipe multidisciplinar para trabalhar no problema e obtenha opiniões e sugestões de diferentes perspectivas.

• Use técnicas de grupo, como brainstorming, para identificar as possíveis causas do problema ou falha.

• Organize as causas em categorias e desenhe o diagrama, colocando o problema ou falha na cabeça do peixe e as causas nas barbatanas.

• Analise as causas identificadas e classifique-as de acordo com a sua importância e relação com o problema.

• Identifique as causas principais: identifique as causas principais que contribuem para o problema ou falha.

• Desenvolva um plano de ação para resolver o problema ou falha, com base nas causas principais identificadas.

• Implemente o plano de ação: implemente o plano de ação e monitore os resultados para avaliar a eficácia das medidas tomadas.

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta flexível e pode ser aplicada a muitos problemas diferentes, como problemas de qualidade, problemas de produção, problemas de segurança, entre outros. Ele é uma ferramenta útil para melhorar a eficiência e a qualidade dos processos e produtos e para aumentar a satisfação dos clientes.

Matriz GUT

A Matriz GUT é um modelo de priorização de problemas que utiliza três critérios: gravidade, urgência e tendência. Esses critérios ajudam a identificar e priorizar problemas de forma sistemática e estratégica, possibilitando uma melhor tomada de decisão.

Gravidade: é a medida do impacto do problema na organização. Problemas com uma alta gravidade têm um impacto significativo na organização, enquanto problemas com baixa gravidade têm um impacto menor.

Urgência: é a medida do tempo disponível para solucionar o problema. Problemas urgentes precisam ser resolvidos imediatamente, enquanto problemas não urgentes podem ser adiados.

Tendência: é a medida da probabilidade de o problema se agravar no futuro. Problemas com tendência crescente precisam ser abordados antes que se agravem, enquanto problemas com tendência decrescente podem ser adiados.

Os problemas são classificados em 4 categorias:

1. Gravidade Alta e Urgência Alta: Problemas críticos que precisam ser resolvidos imediatamente.

2. Gravidade Alta e Urgência Baixa: Problemas importantes, mas que podem ser adiados.

3. Gravidade Baixa e Urgência Alta: Problemas menos importantes, mas que precisam ser resolvidos imediatamente.

4. Gravidade Baixa e Urgência Baixa: Problemas menos importantes e que podem ser adiados.

A Matriz GUT é uma ferramenta útil para ajudar a priorizar problemas e estabelecer prioridades, permitindo que a equipe se concentre em questões importantes e críticas, evitando o desperdício de tempo e recursos em questões menos importantes.

Para criar uma Matriz GUT, os seguintes passos são geralmente seguidos:

1. Defina os fatores: liste todos os fatores que podem afetar a empresa e classifique-os de acordo com sua importância e urgência.

2. Desenhe os fatores: Coloque os fatores de alta importância e alta urgência no quadrante de Alta Prioridade, os fatores de alta importância e baixa urgência no quadrante de Alta Importância, os fatores de baixa importância e alta urgência no quadrante de Alta Urgência e os fatores de baixa importância e baixa urgência no quadrante de Baixa Importância.

3. Priorize as ações: baseado na posição dos fatores na matriz, escolha quais as ações merecem total atenção primeiro. As ações relacionadas aos fatores do quadrante de Alta Prioridade devem ser tomadas imediatamente, as ações relacionadas aos fatores do quadrante de Alta Importância devem ser planejadas e implementadas a longo prazo, e as ações relacionadas aos fatores do quadrante de Baixa Importância e Alta Urgência podem ser delegadas ou evitadas.

A Matriz GUT é uma ferramenta simples e eficaz para ajudar a priorizar as ações e garantir que a empresa esteja focando seus recursos e esforços nas áreas mais importantes. Ela ajuda a garantir que a empresa esteja preparada para lidar com desafios e oportunidades e alcançar seus objetivos estratégicos.

Análise PESTEL

A Análise PESTEL é uma ferramenta utilizada para identificar e avaliar os principais fatores externos que afetam uma organização. A sigla PESTEL representa os seguintes fatores: políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, ambientais e legais. Cada uma dessas categorias abrange um conjunto de fatores específicos que podem afetar a organização.

Políticos: regulamentos governamentais, políticas comerciais e políticas de impostos.

Econômicos: crescimento econômico, taxa de desemprego, inflação e câmbio;

Sociais: tendências de consumo, estilos de vida e mudanças demográficas.

Tecnológicos: inovação, avanços tecnológicos e digitalização.

Ambientais: mudanças climáticas, conservação de recursos naturais e questões de sustentabilidade.

Legais: regulamentos e leis relacionadas à privacidade, segurança e conformidade.

A Análise PESTEL ajuda a identificar os principais desafios e oportunidades que a organização enfrenta, e pode ser usada para desenvolver estratégias e planos de ação para lidar com esses fatores. 

É uma ferramenta importante para planejamento estratégico, gestão de riscos e análise de mercado. Ajuda a organização a se preparar para eventos futuros que podem afetar seus negócios e tomar decisões informadas.

Para realizar uma análise PESTEL, é necessário seguir alguns passos:

1. Comece listando todos os fatores que podem afetar a organização, incluindo as seis categorias PESTEL.

2. Classifique os fatores em cada categoria e priorize-os de acordo com sua importância para a organização.

3. Analise o impacto atual e potencial dos fatores identificados. Considere como eles podem afetar a organização positiva ou negativamente.

4. Identifique as oportunidades e ameaças que podem surgir como resultado dos fatores avaliados.

5. Utilize as informações coletadas na análise PESTEL para desenvolver estratégias e planos de ação para lidar com os desafios e aproveitar as oportunidades.

6. Monitore continuamente os fatores PESTEL e atualize a análise regularmente, de forma a se manter atualizado e preparado para mudanças e oportunidades no ambiente externo.

Além disso, é importante lembrar que a análise PESTEL deve ser realizada com base em dados precisos e atualizados. Utilize fontes confiáveis e verifique as informações antes de incluí-las na análise.

Balanced Scorecard

A Balanced Scorecard é uma ferramenta de medição de desempenho que se concentra não apenas nos indicadores financeiros, mas também em outros aspectos críticos para o sucesso da organização, como clientes, processos internos e aprendizado e crescimento.

Ela ajuda a equilibrar as metas financeiras com as metas de desempenho em outras áreas importantes, como inovação, processos internos e desenvolvimento de pessoas.

A Balanced Scorecard é composta por quatro perspectivas: financeira, cliente, processos internos e aprendizado e crescimento.

Perspectiva financeira: mede o desempenho financeiro da organização, incluindo indicadores como lucro, receita e fluxo de caixa.

Perspectiva do cliente: mensura a maneira como a organização está atendendo às necessidades e expectativas dos clientes, incluindo indicadores como satisfação do cliente, retenção de clientes e participação de mercado.

Perspectiva de processos internos: outra mensuração, mas focada em como a organização está gerenciando e melhorando seus processos internos, incluindo indicadores como eficiência, qualidade e capacidade de inovação.

Perspectiva de aprendizado e crescimento: mensura a maneira como a organização está investindo em seus recursos humanos e na infraestrutura para garantir o crescimento a longo prazo, incluindo indicadores como capacitação, motivação e inovação.

Os indicadores de desempenho são definidos para cada perspectiva e usados para medir o progresso em direção às metas estabelecidas. 

A Balanced Scorecard permite que a organização mensure seu desempenho em diferentes áreas e tenha uma visão mais completa do seu desempenho geral. Isso ajuda a garantir que as metas de desempenho sejam alcançadas de forma equilibrada, e não apenas com base em indicadores financeiros.

Para implementar a Balanced Scorecard, é necessário seguir alguns passos:

1. Estabeleça metas claras e mensuráveis para cada perspectiva da Balanced Scorecard.

2. Selecione os indicadores-chave de desempenho (KPI) que melhor medem o progresso em direção às metas estabelecidas.

3. Estabeleça metas de desempenho para cada indicador-chave de desempenho selecionado.

4. Colete e armazene dados para cada indicador-chave de desempenho.

5. Monitore e analise regularmente o desempenho da organização utilizando os indicadores-chave de desempenho e as metas estabelecidas.

6. Identifique as áreas onde o desempenho está abaixo das metas e implemente ações para melhorar o desempenho.

7. Compartilhe os resultados da Balanced Scorecard com os funcionários e outros stakeholders relevantes.

8. Revise e atualize regularmente o Balanced Scorecard, para garantir que ele continue alinhado com as metas e objetivos estratégicos da organização.

É importante lembrar que a implementação da Balanced Scorecard é um processo contínuo, que requer revisão regular e atualização para garantir que continue alinhada com os objetivos estratégicos da organização e reflete mudanças no ambiente externo.

Método 5W2H

O Método 5W2H é uma ferramenta de planejamento e gestão que ajuda a identificar e definir os objetivos e ações de uma empresa de forma clara e concisa. Ele é composto por sete perguntas: "What" (O que?), "Why" (Por quê?), "Who" (Quem?), "Where" (Onde?), "When" (Quando?), "How" (Como?), e "How much" (Quanto?).

Os 5 Ws

1. "What": ajuda a definir o objetivo da ação, ou seja, o que deve ser feito.

2. "Why": contribuir para o entendimento do propósito da ação, ou seja, por que ela é importante e qual é o impacto esperado.

3. "Who": esta pergunta ajuda a identificar as pessoas envolvidas na ação, ou seja, quem vai ser responsável por cada tarefa.

4. "Where": ajuda a identificar o local onde a ação será realizada, ou seja, onde ela vai acontecer.

5. "When": esta pergunta contribui para estabelecer o cronograma da ação, ou seja, quando ela será realizada.

Os 2 Hs

1. "How": esta pergunta ajuda a identificar os meios e recursos necessários para realizar a ação, ou seja, como ela será feita.

2. "How much": esta pergunta ajuda a definir o orçamento necessário para realizar a ação, ou seja, quanto ela vai custar.

O Método 5W2H é uma ferramenta útil para garantir que a empresa esteja alinhada com seus objetivos estratégicos e para melhorar a eficiência e eficácia das suas ações.

Além disso, o Método 5W2H também é útil para identificar possíveis problemas e desafios antes que eles ocorram e para garantir que todos os aspectos relevantes sejam levados em consideração ao planejar e implementar ações.

Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gerenciamento de qualidade que ajuda a melhorar continuamente os processos e produtos de uma empresa. Ele é composto por quatro etapas: Planejamento (Plan), Execução (Do), Verificação (Check) e Ação corretiva (Act).

• Planejamento (Plan): Na primeira etapa, é realizado uma análise do processo atual e são definidas metas e objetivos para a melhoria. É estabelecido um plano de ação para alcançar essas metas e objetivos.

• Execução (Do): A execução é a fase em que o plano de ação é implementado e os processos são executados de acordo com o planejado.

• Verificação (Check): nesta etapa, os resultados são medidos e comparados com as metas e objetivos estabelecidos. É feita uma análise dos resultados para identificar problemas e oportunidades de melhoria.

• Ação corretiva (Act): Na última fase, são tomadas medidas para corrigir problemas identificados e melhorar os processos e produtos. As melhorias são implementadas e os resultados são novamente medidos para garantir que as metas e objetivos sejam alcançados.

O Ciclo PDCA é uma metodologia iterativa, ou seja, as etapas são repetidas continuamente para garantir que os processos e produtos estejam sempre melhorando.

Swot e sua importância no planejamento organizacional

A análise SWOT ou FOFA em sua tradução livre (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) é uma ferramenta importante no planejamento organizacional. Ele ajuda a identificar os pontos fortes e fracos da empresa, bem como as oportunidades e ameaças no ambiente externo. Isso permite que a empresa tome decisões estratégicas informadas e alinhe suas ações com os objetivos estratégicos.

A análise SWOT ajuda a identificar as forças internas da empresa, como recursos humanos, tecnologia, marca, etc., e como elas podem ser usadas para alcançar os objetivos estratégicos. Ele também ajuda a identificar as fraquezas internas, como falta de recursos, processos ineficientes, etc., e como elas podem ser corrigidas.

A análise SWOT também ajuda a identificar as oportunidades no ambiente externo, como mudanças no mercado, novas tecnologias,mudança no comportamento do consumidor, leis governamentais, etc., e como elas podem ser aproveitadas para alcançar os objetivos estratégicos. Ele também ajuda a identificar as ameaças no ambiente externo, como a concorrência, as mudanças regulatórias, etc., e como elas podem ser mitigadas.

Além disso, a análise SWOT é uma ferramenta útil para acompanhar e avaliar o desempenho da empresa e para identificar áreas para melhoria contínua. 

Para complementar, separamos um conteúdo completo sobre Modelo Canvas e Gestão empresarial, vale a pena conferir.

Conclusão

Manter um negócio vivo em um mercado extremamente volátil é desafiado, por isso é fundamental possuir meios que contribuam para que seja possível prever mudanças, prevenir problemas e viabilizar um possível ajuste de rotas caso haja necessidade.

Empresas que não possuem um planejamento organizacional bem definido e baseado em metodologias administrativas comprovadas, podem sofrer grandes impactos em situações que os gestores, proprietários, gerentes, CEOs, etc,  não fogem ao seu controle.

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