O que é KPI? Para que serve? Como definir? Exemplos práticos

Se você é da área de marketing, vendas ou gestão, saber “ao pé da letra” o que é KPI é uma obrigação, principalmente se você quiser ter sucesso em suas ações principalmente em um processo de negociação.

KPI, ou Indicador Chave de Performance, é uma métrica usada para medir o desempenho de uma estratégia ou objetivo específico. É uma forma de avaliar se a empresa está atingindo seus objetivos e se a estratégia implementada está funcionando como planejado.

A definição de KPI varia de acordo com o setor e a natureza do negócio, mas em geral, ele representa um número ou porcentagem que indica se uma estratégia está no caminho certo.

Por exemplo, um KPI para uma empresa pode ser o número de novos clientes adquiridos em um determinado período de tempo. Se o negócio tem como objetivo aumentar o número de novos clientes em 20% ao longo do ano, então esse seria o KPI a ser monitorado.

Os KPIs são importantes porque permitem uma excelente gestão empresarial, mantendo a diretoria com foco em suas metas e objetivos, além de terem previsibilidade, ajudando a identificar problemas ou oportunidades de melhoria, pois mostram claramente se a estratégia está funcionando ou não. 

Além disso, os KPIs podem ser usados para medir o desempenho da equipe, incentivo à melhoria contínua e tomada de decisões baseadas em dados como a pesquisa mercadológica.

Ao escolher um KPI, deve ser considerado o que é realmente importante para a organização e se ele está alinhado às metas gerais. Outro ponto que deve ser levado em consideração é a escolha de métricas que possam ser facilmente monitoradas e medidas, e que permitam uma análise clara do desempenho.

Como escolher o KPI certo para sua empresa ou projeto?

Os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs, na sigla em inglês) são ferramentas valiosas para acompanhar o progresso e avaliar o sucesso de uma organização ou projeto. No entanto, escolher os KPIs certos pode ser uma tarefa desafiadora. 

Não basta apenas saber o que é KPI, é preciso defini-los corretamente. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a escolher seus indicadores de sucesso para a sua empresa.

Passo 1: Defina seus objetivos estratégicos:

Antes de escolher seus KPIs, é importante ter clareza sobre os objetivos estratégicos da sua organização ou o resultado final que deseja alcançar com determinado projeto. 

Eles precisam ser claros, mensuráveis e alcançáveis. Por exemplo, um objetivo estratégico pode ser aumentar a força de produção de uma indústria em 10% ao longo dos próximos 6 meses.

Passo 2: Escolha métricas relevantes:

Depois de ter clareza sobre seus objetivos estratégicos, escolha KPIs que estejam diretamente relacionados a esses objetivos. Por exemplo, se o seu objetivo estratégico é aumentar a produção de uma indústria em 10%, um KPI relevante pode ser o número total de produtos produzidos por mês.

Passo 3: Mantenha o equilíbrio:

Não é recomendado escolher muitos KPIs, pois isso pode levar a uma sobrecarga de informações e tornar mais difícil acompanhar o progresso. Mantenha o equilíbrio e escolha apenas os KPIs que são realmente relevantes para seu negócio.

Passo 4: Monitoramento e revisão:

Acompanhe seus KPIs regularmente e revise-os periodicamente para garantir que ainda estejam alinhados aos objetivos estratégicos do seu negócio. Se um KPI não estiver fornecendo informações úteis, considere substituí-lo por outro que seja mais relevante.

Diferença entre KPI e Métrica: entenda as características de cada um

Como você já sabe o que é KPI vamos explicar o que são métricas, e claro, destacar as diferenças entre essas duas fontes de informações extremamente relevantes para sua tomada de decisão. 

Métrica é uma medida quantitativa de algum aspecto de um projeto ou processo. As métricas podem ser usadas para medir desempenho, progresso, eficiência e muito mais. Além disso, elas geralmente são coletadas automaticamente e podem ser analisadas para identificar tendências e oportunidades de melhoria.

A diferença entre KPI e Métrica é que KPIs são uma subseleção de métricas que são consideradas importantes para avaliar o sucesso em relação aos objetivos definidos. Enquanto as métricas são medidas de desempenho, os KPIs são medidas de sucesso.

Por exemplo, se você estiver gerenciando um projeto de marketing digital, as métricas que você pode coletar incluem número de visitas ao site, taxa de conversão, taxa de rejeição, tempo médio no site, entre outras. 

Algumas dessas métricas podem ser selecionadas como KPIs, dependendo dos objetivos do projeto, como aumentar o número de conversões ou reduzir a taxa de rejeição.

É importante lembrar que KPIs são uma seleção de métricas relevantes. Ao entender a diferença entre KPI e Métrica, você estará em melhor posição para escolher as medidas certas para avaliar o sucesso de suas ações. 

Coletar e analisar regularmente os dados relacionados aos KPIs pode ajudá-lo a identificar tendências e oportunidades de melhoria e tomar decisões baseadas em dados para alcançar seus objetivos de negócios.

Lembre-se sempre de que KPIs e métricas são ferramentas valiosas, mas só são úteis se forem usadas corretamente. É importante escolher as métricas e KPIs apropriados, além  de coletar e analisar os dados de maneira sistemática para obter resultados significativos.

KPIs por setor de mercado

Os KPIs variam dependendo do setor de mercado em que a empresa está operando. Aqui destacamos alguns setores e exemplos de KPIs:

1. Varejo

2. Saúde

3. Tecnologia

4. Financeiro

5. Fabricantes

Cada organização é única e pode ter KPIs específicos para seu segmento de mercado e objetivos de negócios. É importante escolher KPIs que sejam relevantes e significativos para a empresa.

Varejo

Os KPIs de varejo ajudam a medir a eficiência, o sucesso e o crescimento do negócio. Alguns exemplos de KPIs aplicáveis, são:

Vendas por metro quadrado

Este KPI mede a eficiência do espaço de varejo físico. É calculado como a receita total dividida pelo número de metros quadrados de espaço de varejo. Este KPI ajuda a avaliar o desempenho do espaço e a identificar oportunidades para otimizar o uso do local.

Taxa de conversão 

Este KPI mede a proporção de pessoas que entram na loja e compram algo. É calculado como o número de compras dividido pelo número de visitas. Este KPI ajuda a avaliar a eficiência do processo de venda e a identificar áreas que precisam ser melhoradas. Esse indicador de performance é muito comum também em lojas online.

Ticket médio

Este KPI mede o valor médio de uma compra. É calculado como a receita total dividida pelo número de compras. Este indicador ajuda a avaliar a eficiência do processo de venda e a identificar oportunidades para aumentar o valor da compra.

Satisfação do cliente

Este KPI mede a satisfação dos clientes com a loja, o produto e o atendimento. Pode ser mensurado através de pesquisas de satisfação, avaliações de estrelas, entre outras formas. 

Este indicador ajuda a avaliar a qualidade do atendimento ao cliente e a identificar áreas que precisam ser melhoradas.

Saúde

No setor de saúde, os KPIs são essenciais para avaliar o desempenho e garantir que os pacientes estejam recebendo os melhores cuidados possíveis. Alguns exemplos de indicadores de performance mais comuns neste segmento, são :

Taxa de ocupação de leitos

Este indicador mede a quantidade de leitos disponíveis versus a quantidade de leitos ocupados em um determinado período de tempo. A taxa de ocupação de leitos ajuda a identificar se há necessidade de mais recursos para atender à demanda. Inclusive, esse foi o KPI mais analisado durante a pandemia do Covid-19.

Tempo de espera para consultas

Este KPI mede o tempo que os pacientes precisam esperar para serem atendidos por um médico ou especialista. Mensure o tempo de espera para garantir que os pacientes estejam sendo atendidos de maneira eficiente e rápida.

Taxa de readmissão

A taxa de readmissão mede a quantidade de pacientes que precisam retornar ao hospital após uma alta recente. Este KPI indica se os pacientes estão recebendo o tratamento adequado durante sua estadia no hospital ou se há necessidade de melhorias na qualidade dos cuidados.

Satisfação do paciente

Como qualquer negócio, medir a satisfação do cliente é fundamental para o sucesso da empresa e no setor de saúde, a satisfação do paciente também é um ponto importante a ser analisado. Esse KPI ajuda a avaliar a qualidade dos cuidados prestados pelo hospital ou clínica. Esse dado pode ser medido por meio de pesquisas de satisfação, entrevistas ou avaliações.

Taxa de erro médico

A taxa de erro médico mensura a quantidade de equívocos dos médicos ocorridos em relação à quantidade de pacientes atendidos. Este KPI é importante para identificar áreas que precisam ser melhoradas na segurança dos pacientes.

Estes são apenas alguns exemplos de indicadores chave de performance que podem ser aplicados no setor de saúde. É importante lembrar que cada hospital ou clínica pode ter objetivos e metas diferentes, portanto, escolha os KPIs certos para avaliar o desempenho de maneira eficaz.

Tecnologia

No segmento de tecnologia, os KPIs são usados para monitorar o desempenho de um projeto e seus impactos na organização. Veja alguns exemplos de KPIs comuns no setor de tecnologia:

• Taxa de retenção de clientes: Este Indicador de Performance mede a porcentagem de clientes que permanecem com a empresa ao longo do tempo. É uma métrica importante para avaliar a satisfação dos clientes e a eficiência da equipe de suporte. É um KPI muito comum em startups de tecnologia do tipo SAAS.

• Tempo de resposta do suporte:  Este KPI mensura o tempo necessário para que a equipe de suporte responda a uma solicitação de cliente. 

• Taxa de conversão de vendas: Mede a porcentagem de visitantes do site que se tornam clientes. 

• Uptime de serviços: Este indicador chave mensura o tempo em que um serviço está disponível e funcionando corretamente. 

• Tempo de resposta da equipe de desenvolvimento: Este KPI mede o tempo necessário para que a equipe de desenvolvimento responda a uma solicitação de mudança ou correção de software. 

Cada negócio de tecnologia possui sua maneira de controlar seus resultados, por isso, se você trabalhar em alguma, leve em consideração os objetivos finais de cada projeto que esteja envolvido para definir o indicador correto.

Financeiro

Os KPIs financeiros são indicadores de desempenho específicos para a área financeira de uma organização, e isso não tem relação com o segmento em que essa empresa atua, afinal, os indicadores financeiros ajudam a medir e a avaliar a saúde da organização nas questões de pagamentos, recebimentos e gestão de risco, enfim, tudo que está relacionado ao desempenho econômico. 

Alguns exemplos de KPIs financeiros incluem:

1. Lucro líquido: Mede a quantidade de lucro após deduções de despesas e impostos. É um indicador importante da rentabilidade da empresa.

2. Margem de lucro: Representa a porcentagem de lucro sobre o faturamento da organização. Ajuda a avaliar a eficiência da gestão de custos e despesas.

3. Relação de liquidez corrente: Calcula a capacidade da organização de pagar suas dívidas a curto prazo com os ativos correntes. É um indicador importante da solvência financeira.

4. Retorno sobre o patrimônio líquido (ROE): Representa o retorno que a empresa está gerando sobre seu patrimônio líquido. É um indicador de eficiência da gestão de recursos financeiros.

5. Índice de endividamento: É o KPI que indica o quanto a empresa está endividada em relação ao seu patrimônio líquido. É um dado importante da solvência financeira e da gestão de risco.

Estes são apenas alguns exemplos de KPIs financeiros.

Fabricantes

Os KPIs para fabricantes são indicadores de desempenho que ajudam a medir o sucesso e a eficiência de suas operações de produção. Eles incluem métricas relacionadas à qualidade, produtividade, prazos de entrega, custos, recursos humanos, equipe, entre outros. 

Alguns exemplos comuns de KPIs para fabricantes, são

1. Taxa de conformidade de produção: mede a quantidade de unidades produzidas que atendem aos padrões de qualidade estabelecidos.

2. Tempo de ciclo de produção: Responsável por mensurar o tempo total necessário para produzir uma unidade, desde a recepção dos materiais até a entrega do produto final.

3. Tempo de set-up: Este KPI, indica o tempo necessário para preparar uma máquina para a produção de uma nova série de produtos.

4. Taxa de ocupação da fábrica: mede a porcentagem de tempo de produção em relação ao tempo total disponível na fábrica.

5. Taxa de acidentes na fábrica: É um indicador que mensura a frequência de acidentes no local de trabalho.

6. Custo por unidade produzida: mede o custo total da produção dividido pelo número de unidades produzidas.

Estes são apenas alguns exemplos de KPIs que podem ser utilizados pelos fabricantes.

Aplicando a metodologia SMART com KPIs

Aplicar a metodologia SMART aos KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) ajuda a garantir que os indicadores de performance sejam claros, alcançáveis e mensuráveis. 

Acompanhe o passo a passo sobre como aplicar a metodologia SMART com KPIs.

1. Especificidade: Defina um KPI claramente e focalize-o em uma única métrica. Evite KPIs vagos ou amplos. Por exemplo, em vez de ter como objetivo "aumentar a receita", define o KPI como "aumentar em 20% o número de vendas realizadas pelas pelo instagram".

2. Medição: Certifique-se de que o KPI seja medido de maneira precisa e objetiva. Escolha uma ferramenta de análise de dados para coletar e armazenar informações sobre o KPI.

3. Atingível: Verifique se o objetivo do KPI é alcançável com base nas condições atuais do negócio. Por exemplo, se o objetivo é aumentar o tráfego do site em 20%, verifique se é realista com base nos dados históricos.

4. Relevância: Certifique-se de que o KPI esteja alinhado aos objetivos a longo prazo. Por exemplo, se o objetivo da organização é aumentar as vendas, um KPI relevante seria aumentar o número de conversões em compras.

5. Temporalidade: Definir um prazo claro para alcançar o objetivo do KPI. Por exemplo, "aumentar o número de seguidores no Instagram em 20% em três meses".

A aplicação da metodologia SMART aos KPIs ajuda a maximizar o impacto dos indicadores de sucesso e a garantir que a empresa esteja no caminho certo para alcançar os objetivos projetados para o futuro.

Como usar tecnologias para monitorar e acompanhar os KPIs?

Hoje em dia, é possível usar diversas tecnologias para monitorar e acompanhar os KPIs (Indicadores-chave de desempenho) de uma empresa.

Essas tecnologias incluem dashboards e softwares de análise de dados, que ajudam a visualizar e entender os dados de maneira clara e objetiva. 

Agora, vamos explorar algumas dessas tecnologias e como elas podem ser usadas para monitorar indicadores de sucesso.

Dashboards

Os dashboards são ferramentas visuais que apresentam informações e métricas importantes de uma empresa de maneira fácil de entender. 

Eles podem ser personalizados para exibir os KPIs específicos de uma empresa e acompanhar sua evolução ao longo do tempo. 

Alguns dashboards ainda permitem a criação de alertas para quando os KPIs saem do limite estabelecido, permitindo que a equipe tome medidas rápidas para corrigir o problema.

Software de Análise de Dados

O software de análise de dados permite a coleta, armazenamento e análise de grandes quantidades de dados (Big Data). 

Estes softwares  podem ser usados para monitorar KPIs, identificar tendências, realizar descobertas relevantes e ajudar a tomar decisões baseados nos dados apresentados.

Alguns softwares de análise de dados, como o Tableau e o Power BI, oferecem recursos avançados de visualização de dados, o que facilita a compreensão das informações e sua evolução ao longo do tempo.

Para usar essas tecnologias de maneira eficiente, é importante ter uma compreensão clara dos KPIs que se deseja monitorar e dos objetivos que a empresa deseja alcançar. 

É importante saber criar dashboards e usar corretamente esses softwares de análise de dados, afinal, suas decisões serão baseadas nas informações apresentadas que você configurar. 

Alguns exemplos de softwares que podem ser usados para monitorar KPIs incluem:

1. Google Analytics: É uma plataforma gratuita de análise de dados que permite acompanhar o desempenho de sites e aplicativos. Com ele, você pode monitorar KPIs como tráfego de visitantes, tempo de permanência no site, taxa de conversão e muito mais.

2. Klipfolio: Este é um software de análise de dados em tempo real que permite criar dashboards personalizados para acompanhar KPIs de diferentes fontes de dados. Ele oferece recursos para a automatização da coleta de dados, a criação de relatórios em tempo real e a integração com ferramentas como o Google Analytics.

3. Looker: Este software permite conectar-se a várias fontes de dados e criar dashboards e relatórios personalizados, oferecendo uma visão completa dos dados da sua empresa.

4. PowerBI: É uma plataforma de análise de dados da Microsoft que permite a criação de dashboards interativos e a visualização de dados de diferentes fontes. Ele é uma opção popular para empresas que precisam acompanhar KPIs em tempo real e tomar decisões baseadas em insights valiosos. Caso não tenha nenhuma experiência com PowerBI, você pode começar a realizar cursos de excel, por exemplo, é um bom começo para começar a dominar essa ferramenta de dados..

KPIs primários, KPIs secundários e KPIs práticos

KPIs primários são indicadores-chave de desempenho que medem o sucesso de uma empresa em relação aos seus objetivos de negócio mais importantes. Eles são usados para monitorar a performance geral da empresa e seu progresso em relação aos objetivos estratégicos. Os KPIs primeiros geralmente são as informações que C-levels de organizações querem ver.

KPIs secundários são indicadores que fornecem informações adicionais sobre a performance de uma empresa, mas não são considerados tão importantes quanto os KPIs primários. Eles ajudam a complementar as informações obtidas com os KPIs primários e fornecem uma visão mais detalhada da performance da empresa. Geralmente são gerentes ou supervisores que acompanham esses dados.

KPIs práticos são indicadores que são usados para monitorar o desempenho diário ou operacional de uma empresa. Eles ajudam a medir a eficiência de processos e tarefas específicas e a identificar áreas que precisam de melhoria. Esses KPIs geralmente são acompanhados por analistas.

Em resumo, os KPIs primários são usados para monitorar o sucesso geral da empresa em relação aos objetivos estratégicos, enquanto os KPIs secundários e os KPIs práticos fornecem informações adicionais para complementar e detalhar a visão da performance da empresa.

Conclusão

Possuir KPIs bem mapeados é fundamental para empresas de qualquer segmento pois permite que a organização tenha uma visão clara e objetiva do seu desempenho e progresso em relação às suas ações.

Isso permite que a equipe de liderança tome decisões mais informadas e ajuste suas estratégias de acordo com os resultados obtidos. 

Além disso, os KPIs também ajudam a identificar pontos fortes e fracos na operação da empresa, facilitando a identificação de áreas que precisam ser melhoradas ou otimizadas.

Esperamos que você tenha gostado desse conteúdo. Continue conosco, leia outros artigos relacionados ao mundo empresarial em nosso blog.