Gestão de projetos: O que é? Quais métodos e ferramentas existem?

A gestão de projetos é uma habilidade fundamental para o sucesso em qualquer organização. Ela permite planejar, executar e controlar projetos de forma eficiente e eficaz, garantindo que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade esperada.

O gerenciamento de projetos também é importante para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas e trabalhando juntas, “remando para o mesmo lado”. Isso inclui gerenciar conflitos e manter uma comunicação com todos os envolvidos, incluindo clientes, patrocinadores e equipe do projeto como no modelo Canvas.

Além disso, gerenciar um projeto adequadamente garante que os recursos sejam potencializados, utilizando-os de maneira eficiente, incluindo tempo, dinheiro e pessoas. Isso permite maximizar o retorno do investimento e garantir que os projetos sejam entregues dentro do planejado.

Neste artigo vamos conhecer exatamente o que é gestão de projetos, os principais conceitos e ferramentas que fazem parte do dia a dia de um gerente de projetos, e claro como utilizar essas ferramentas para potencializar os recursos da organização.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é o processo de planejar, executar e controlar projetos de forma eficiente e eficaz. É um conjunto de técnicas e ferramentas utilizadas para garantir que os objetivos do escopo sejam alcançados dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade esperada. Ela envolve a coordenação de recursos, incluindo tempo, dinheiro e pessoas, para garantir que o projeto seja entregue de acordo com as expectativas. Fazer uma boa pesquisa mercadológica também é fundamental neste processo.

A gestão de projetos possui várias etapas, como: planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento:

• Durante a fase de planejamento, os objetivos do projeto são estabelecidos, o escopo é definido, e os recursos necessários são identificados e alocados. 

• Na fase de execução, o projeto é implementado de acordo com o plano definido inicialmente. 

• Na etapa de monitoramento e controle, o progresso do escopo é acompanhado e medido, e as necessidades de mudanças são identificadas e implementadas. 

• Na parte final, o encerramento, o projeto é finalizado e entregue, e as lições aprendidas são documentadas para uso em projetos futuros.

Existem vários métodos e frameworks de gestão de projetos que fornecem orientações e ferramentas para ajudar a gerenciar de forma eficaz, falaremos mais sobre eles no decorrer deste artigo.

Escrevemos um artigo completo sobre planejamento organizacional, talvez você possa se interessar!

Métodos de gerenciamento de projetos

Para ter sucesso em uma gestão de projetos é necessário conhecer ferramentas e métodos de gestão que serão responsáveis por ajudar a medir, controlar e ajustar rotas com antecedência, a fim de extrair o máximo dos recursos envolvidos no escopo definido pela organização.

Existem vários métodos de gerenciamento de projetos, cada um com suas próprias abordagens e ferramentas específicas. Alguns dos mais comun, são:

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 

• Método Agile

• Metodologia Lean

• Metodologia Waterfall

• Six Sigma

Cada um desses métodos tem suas próprias vantagens e desvantagens e é mais adequado para certos tipos de projetos. A escolha do método de gerenciamento de projetos ideal dependerá de objetivos específicos e das necessidades do negócio.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um conjunto de boas práticas para gerenciamento de projetos, desenvolvido e mantido pela PMI (Project Management Institute). 

Ele fornece uma estrutura para gerenciar projetos, incluindo a definição dos processos, áreas de conhecimento e ferramentas necessárias para gerenciar o escopo de maneira mais efeitiva. O PMBOK é amplamente utilizado como uma referência para gerentes de projetos, e é considerado como um padrão internacional para esse tipo de gerenciamento.

O PMBOK pode ser usado em uma variedade de projetos, incluindo projetos de construção, desenvolvimento de software, projetos de aquisição, projetos de mudanças e muitos outros. Ele pode ser aplicado a projetos de qualquer tamanho ou complexidade, desde pequenos (internos) até grandes (multinacionais).

O PMBOK se concentra em cinco áreas-chave do gerenciamento de projetos: planejamento, aquisição, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

1. Planejamento: Os objetivos do projeto são estabelecidos, o escopo é definido, e os recursos necessários são identificados e alocados. Isso inclui a definição do plano de gerenciamento, onde consta a lista de tarefas, o cronograma, o orçamento, e os indicadores de desempenho.

2. Aquisição: Nessa fase, são adquiridos os recursos necessários para o projeto, incluindo pessoas, equipamentos e materiais. Isso deve contemplar a gestão de contratos e a aquisição de serviços.

3. Execução: O projeto é implementado de acordo com o plano de gerenciamento. Isso inclui a coordenação das tarefas, a gestão do cronograma e o uso dos recursos.

4. Monitoramento e Controle: Nessa etapa, o progresso do projeto é acompanhado e medido, e as necessidades de mudanças são identificadas e implementadas. Nessa fase também deve conter a gestão das mudanças no escopo, no cronograma e no orçamento.

5. Encerramento: O projeto é encerrado e entregue, e as lições aprendidas são documentadas para uso em projetos futuros. Isso inclui a finalização das tarefas pendentes, a entrega final do produto do projeto, e a avaliação dos resultados.

O PMBOK também inclui 9 áreas de conhecimento: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. Cada área de conhecimento contém uma série de processos específicos que devem ser seguidos para garantir o sucesso do projeto.

Método Agile

O Método Agile é um conjunto de princípios e técnicas para gestão de projetos que se concentra na entrega contínua e incremental de valor para o cliente. Ele foi desenvolvido para lidar com incertezas e mudanças frequentes, e é baseado em valores e princípios descritos no Manifesto Agile.

Na metodologia Agile o projeto é dividido em pequenos ciclos de desenvolvimento, chamados de sprints, que geralmente duram de 2 a 4 semanas. Ao final de cada sprint, é entregue uma versão funcional do software ou produto, que é então revisada e aprovada pelo cliente.

Outro princípio importante é a colaboração constante entre todas as partes interessadas, incluindo desenvolvedores, gerentes, clientes e usuários finais. Isso é facilitado por reuniões diárias curtas, chamadas de "daily stand-ups", onde todos os membros da equipe se reúnem para discutir o progresso do projeto e qualquer problema que possa ter surgido.

O Método Agile também enfatiza a flexibilidade e a capacidade de lidar com mudanças, permitindo que o projeto se adapte às necessidades do cliente e às condições do mercado. Isso é possível graças ao uso de prioridades dinâmicas, onde o escopo do projeto pode ser alterado ao longo do desenvolvimento.

Esta metodologia ágil pode ser usada em projetos de desenvolvimento de software, construção, marketing, entre outros. Para aplicá-lo, é importante formar uma equipe dedicada e multidisciplinar, alinhar as expectativas e objetivos do projeto com o cliente, estabelecer processos claros e documentar as lições aprendidas ao longo do projeto.

Metodologia Lean

A Metodologia Lean é uma abordagem para gerenciamento de projetos que se concentra em maximizar o valor entregue ao cliente enquanto minimiza o desperdício. Ela foi desenvolvida originalmente para a indústria automotiva, mas hoje é amplamente utilizada em vários setores, como: desenvolvimento de software, construção e saúde.

A Metodologia Lean se baseia em cinco princípios fundamentais: Identificar valor, mapear o fluxo, criar fluxo, estabelecer puxão e melhoria contínua. Veja abaixo os passos para aplicar o método Lean:

• Identifique o valor: é o processo de entender as necessidades e expectativas dos clientes e criar o projeto para atender a esses requisitos. 

• Mapeie o fluxo: visualize as etapas de trabalho do projeto e identifique pontos de desperdício.

• Crie o fluxo: Este é o processo de remover as barreiras que impedem o fluxo de trabalho eficiente.

• Estabeleça o puxão: Essa etapa é o processo de só produzir o que é necessário, quando é necessário, e baseado na demanda do cliente.

• Melhoria contínua: Por fim, identifique e elimine constantemente os problemas e oportunidades de melhoria no projeto..

A Metodologia Lean requer uma mentalidade de melhoria contínua, onde a equipe deve estar sempre buscando maneiras de tornar o processo mais eficiente e eliminar desperdícios.

Metodologia Waterfall

A Metodologia Waterfall é uma abordagem linear de gerenciamento de projetos que segue uma sequência de etapas bem definidas, com cada fase sendo completada antes de iniciar a próxima.

Ela foi desenvolvida originalmente para projetos de construção e engenharia, mas hoje é amplamente utilizada em vários setores, como: desenvolvimento de software e produção.

A Metodologia Waterfall é composta por cinco fases: Planejamento, Análise, Design, Implementação e Manutenção.

1. A fase de planejamento é onde os objetivos do projeto são definidos, o escopo é estabelecido e o cronograma e orçamento são criados.

2. Já na etapa da análise é onde os requisitos do projeto são coletados e documentados.

3. O design é onde o projeto é criado e os detalhes técnicos são especificados.

4. Na etapa da implementação é onde o projeto é construído e testado. 

5. E finalmente, a fase de manutenção é onde o projeto é entregue e suportado.

A Metodologia Waterfall é mais adequada para projetos de engenharia, construção, produção e outros projetos onde os requisitos são bem conhecidos e não há muita incerteza.

Para aplicar a Metodologia Waterfall, monte uma equipe dedicada, estabeleça objetivos claros, defina o escopo do projeto, crie um cronograma e orçamento máximo. É importante também ter um processo de mudança formal para lidar com imprevistos e garantir que o projeto permaneça nos trilhos.

Six Sigma

Six Sigma é uma metodologia para melhoria de processos que foi desenvolvida pela Motorola no início dos anos 80. Ela se baseia na coleta e análise de dados para identificar e eliminar as causas de erros e variabilidade nos processos, com o objetivo de alcançar uma taxa de no máximo 3,4 defeitos por milhão de oportunidades.

A abordagem Six Sigma é composta por cinco etapas: Define (Definir), Measure (Medir), Analyze (Analisar), Improve (Melhorar) e Control (DMAIC)(Controlar) . 

A metodologia Six Sigma é amplamente utilizada em vários setores, incluindo fabricação, serviços financeiros e saúde. Ele é particularmente útil para projetos que envolvam processos complexos e que possuem muitas variáveis.

Para aplicar a metodologia Six Sigma, é preciso contar com pessoas extremamente dedicadas, lideradas por um "Master Black Belt" (MBB) treinado, possuir objetivos claros, ter um escopo do projeto, possuir maneiras de coletar e analisar dados, desenvolver e implementar soluções, monitorar e controlar o processo para garantir que as melhorias sejam mantidas.

Como escolher e gerenciar uma equipe de projetos

Gerenciar uma equipe é sem sombra de dúvidas uma tarefa desafiadora, mas essencial para o sucesso de um projeto. Escolher e saber administrar uma equipe eficaz é um dos pilares para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo, do orçamento e com qualidade esperada.

A primeira etapa escolher as pessoas certas para compor sua equipe é definir as necessidades do projeto. Isso inclui identificar as habilidades e competências necessárias para cada papel na equipe. Por exemplo, se o projeto envolve desenvolvimento de software, é importante ter membros na equipe com experiência em programação e design de sistemas. Isso pode incluir recrutar internamente ou externamente, e considerar a diversidade de habilidades, experiência e perspectivas dos candidatos.

Outra consideração importante ao montar uma equipe é a comunicação e a capacidade de trabalhar em conjunto. É fundamental ter pessoas que sejam bons comunicadores e capazes de trabalhar em grupo para alcançar os objetivos do projeto.

Uma vez que a equipe é formada, é hora de aprender a gerenciar as pessoas de maneira eficaz. E como todo novo projeto, para saber o que se espera da equipe é preciso estabelecer objetivos claros, fornecer feedback, orientação, e garantir que os profissionais tenham as ferramentas e recursos necessários para realizar suas funções.

Garanta que as pessoas da sua equipe estejam cientes das responsabilidades individuais de cada um e como elas contribuem para o sucesso geral.

Como gestor, seu papel é criar um ambiente de trabalho positivo e colaborativo. Fomentar a comunicação aberta e transparente, resolver conflitos de maneira eficaz, e incentivar a inovação e a criatividade.

Como medir o desempenho e o progresso de um projeto

A medida do desempenho e progresso de um projeto é crucial para garantir que ele esteja no caminho certo para alcançar seus objetivos. 

Existem várias técnicas e ferramentas que podem ser usadas para medir o desempenho e o progresso de um projeto alguns deles são:

• Medição de desempenho: Esta técnica envolve a coleta de dados sobre o desempenho do projeto e a análise desses dados para determinar se o projeto está no caminho certo para atingir seus objetivos. Isso pode incluir acompanhar o progresso em relação ao cronograma, orçamento e entregas de produtos.

• Mapa de controle de qualidade: Este é um gráfico que mostra a variação dos resultados de um processo ao longo do tempo. Ele pode ser usado para identificar tendências e problemas no projeto.

• Relatórios de progresso: Estes são relatórios regulares que mostram o progresso do projeto em relação ao cronograma, orçamento e entregas de produtos. Eles podem ser compartilhados com a equipe, gerentes e stakeholders do projeto.

• Revisões: Estas são reuniões regulares em que a equipe e os stakeholders se reúnem para revisar o progresso do projeto e discutir qualquer problema ou preocupação.

Além dessas técnicas, é importante lembrar que em alguns tópicos acima detalhamos algumas ferramentas e metodologias indispensáveis para controle de processos, otimização de recursos, e claro, o acompanhando do desempenho do projeto.

Softwares mais indicados para gestão de projetos

Existem muitos softwares de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, cada um com suas próprias funcionalidades e recursos. Alguns dos softwares mais populares, são:

Asana: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos na nuvem que permite aos usuários criar e gerenciar tarefas, garantir a colaboração e acompanhar o progresso.

Trello: é uma ferramenta visual que permite aos usuários organizar tarefas e projetos em quadros e cartões também na nuvem.

Basecamp: esse programa oferece recursos de comunicação, gerenciamento de tarefas e documentação.

Microsoft Project: é uma ferramenta de gestão de projetos avançada que oferece recursos de planejamento, gerenciamento de recursos e relatórios.

Jira: Essa ferramenta é baseada na metodologia ágil que é amplamente utilizada para gerenciamento de projetos de desenvolvimento de software.

Monday.com: E a última ferramenta de gerenciamento de projetos, também na nuvem, oferece recursos de gerenciamento de tarefas, fluxo de trabalho e comunicação.

Esses são apenas alguns exemplos dos muitos softwares disponíveis. É importante escolher o que melhor se adapte às necessidades do seu projeto e equipe.

Para complementar,  escrevemos um artigo sobre Gestão empresarial, vale a pena conferir.

Conclusão

A gestão de projetos é importante para o gerenciamento de riscos e otimização de recursos para cada novo passo que uma organização deseja dar rumo ao inexplorado. Ela permite identificar e avaliar riscos potenciais e implementar medidas para mitigá-los. Isso ajuda a garantir que os projetos sejam concluídos com sucesso, mesmo quando surgem desafios imprevistos.

Além disso, realizar um gerenciamento de projetos adequado é importante para a melhoria contínua. Ela permite avaliar e medir o desempenho do escopo definido e identificar áreas que precisam ser melhoradas.

Esperamos que você tenha gostado desse conteúdo, e lembre-se de acessar outros artigos como este em nosso blog.