Processo de negociação: Confira as fases e maneiras de usá-las para vender mais

Qualquer organização que se preze precisa ter uma equipe capacitada para o trabalho de negociar, seja com clientes, seja com fornecedores. O processo de negociação, que é desenvolvido em diversas fases, é uma parte estratégica para gerar receitas e diminuir custos de toda empresa, seja ela pequena ou grande.

Entender como as negociações são feitas e como gerar bons resultados para ambos os lados é passo fundamental para que seu negócio tenha resultados satisfatórios na parte de vendas.

Neste artigo vamos entender melhor o processo de negociação, desde o seu entendimento até a apresentação de suas fases, que pode variar na quantidade, mas que precisa ter a mesma finalidade, que é gerar bons negócios para a empresa. Iremos conhecer também maneiras de usar o processo de negociação para gerar mais vendas em seu negócio.

O processo de negociação e suas características

A negociação é um processo que envolve uma série de ações, como ofertas, contra ofertas e concessões, que podem ser de ambas as partes, e principalmente, envolve a capacidade de convencimento e de argumentação, para ao final existir um acordo que seja se possível benéfico para ambos os lados.

Conhecer a função que uma negociação exerce no trabalho de vendas, e entender as fases que o processo possui, é essencial para que seu negócio gere receitas com boas negociações que levem você a economizar verbas, e aumentar as vendas e os lucros.

Para existir uma negociação há algumas características que devem ser observadas:

• Não há negociação com uma pessoa somente. Ou seja, é preciso que haja ao menos duas partes presentes em qualquer negociação.

• O processo de negociação existe porque as duas partes possuem interesses distintos. Ambas têm objetivos que desejam alcançar e o processo de negociação vai buscar contemplar ambos os lados.

• Cada um dos lados espera, numa negociação, atingir seu objetivo, que é pré-determinado.

• Os dois lados acreditam que o resultado final de uma negociação será satisfatório, e para que isso aconteça é preciso que haja um acordo.

• Para que um acordo satisfatório aconteça, é natural que uma das partes, ou ambas as partes, realize concessões, ou seja, modifique de algum grau a sua posição inicial.

• Quando os objetivos são incompatíveis há uma maior dificuldade para que os dois lados entrem em acordo em uma negociação. Em casos onde não se pode contemplar todas as partes, a negociação vai acabar privilegiando quem souber utilizar melhor as técnicas de negociação.

As fases do processo de negociação

Vamos agora entender como acontece uma negociação a partir de suas fases, que podem variar, mas que em linhas gerais são estas: 

A fase de preparação

Esta etapa começa muito antes de iniciar uma negociação. Chamamos esta fase de preparação, pois é preciso que haja todo um trabalho anterior. Neste momento as duas partes vão se munir de informações, dados, e planejar seus objetivos e suas estratégias.  

O negociador precisa se preparar para encontrar todos os cenários possíveis e precisa entender que há limites que ele não pode cruzar e que há objetivos que ele precisa conquistar. Se o objetivo for finalizar uma venda, então a negociação será toda pautada na ideia de ambos os lados entrarem em um acordo que permita que a empresa finalize esta venda.

Uma boa preparação do negociador, vendedor ou representante da empresa, tende a gerar uma relação maior de confiança do outro lado, além de transmitir credibilidade, que é algo essencial em um processo de negociação.

Um negociador bem preparado tende também a antecipar desejos da outra parte, e assim ele pode ter iniciativas eficientes que possam gerar o acordo e a finalização de um processo de vendas, por exemplo.

Por fim, uma boa preparação antes da negociação demanda um conhecimento mais aprofundado sobre a outra parte. No caso de uma negociação de vendas, é fundamental que o negociador conheça sobre uma pesquisa mercadológica, o perfil de seu cliente e entenda todos os seus desejos, problemas e necessidades.  

A fase de investigação

Vimos aqui que na fase de preparação é importante que o negociador procure informações e outros dados da outra parte. É óbvio que esse levantamento de informações deve ser feito a partir de um trabalho de investigação, para checar a veracidade das informações.

O trabalho de investigação demanda também ouvir a outra parte. Em uma negociação de vendas, por exemplo, é preciso entender qual a solução que aquele cliente necessita para se dar por satisfeito e finalizar uma compra.

Essa parte, que trabalha com elementos da psicologia, funciona para compreender as origens, comportamentos, experiências e vivências, e entender qual o lugar que ele se encontra na negociação. Esse é o momento de buscar semelhanças entre os dois, buscar os pontos em comum, para potencializar dentro de uma negociação.

A negociação é a arte de encontrar as semelhanças dentro de um mar de diferenças.

A fase da abertura das negociações

Você já se preparou para o processo de negociação, fez toda a investigação sobre a outra parte envolvida, conhece as suas demandas e objetivos e imagina o que a outra parte deseja ao fim da negociação. Então chegou a hora de começar a sinalizar as suas ideias para o interlocutor.

Esse é o momento de começar a conversa de forma sutil, sem afirmações contundentes e com muita vontade de ouvir e dialogar. Questione sobre questões como: prazo de entrega, por exemplo, parcelamento do valor final. 

Se determinado prazo é justo no processo. Dependendo da resposta já crie um esboço de proposta. Nesse momento a empresa que possui um sistema de gestão de cliente tem muita vantagem no processo de negociação e sai na frente para chegar a acordos satisfatórios.

A fase da clarificação

Esclarecer todas as dúvidas e demandas da outra parte... é para isso que serve esta fase do processo de negociação. Nesse momento é preciso estar preparado para responder todas as objeções apresentadas.

Nesse momento a empresa precisa ter respostas para todos os questionamentos da outra parte, seja um fornecedor, um cliente, seja outra situação qualquer.

É o momento de trabalhar todo o caminho para se chegar ao acordo desejado pela empresa e que contemple também a outra parte. 

A fase da troca de concessões

Neste momento, a negociação parte para o seu desfecho, já que é neste momento que você, enquanto negociador, vai trabalhar de fato numa resolução para a negociação.

Essa é a chamada fase da barganha, que envolve o trabalho de aproximar de vez o seu objetivo com o objetivo da outra parte.

A estratégia mais eficiente é a do convencimento de que a sua solução é a mais adequada e irá resolver um problema do cliente. Nesse momento, é preciso argumentar de forma muito convincente que o cliente, ou a outra parte, terá benefícios com a solução apresentada por você.

Neste momento as partes precisam abrir concessões, se possível, readequar as propostas, e convencer de vez que um acordo é o desejado naquele momento.

Com a outra parte abrindo concessão, é também justo que você consiga flexibilizar sua proposta e se adequar às necessidades da outra parte envolvida, gerando maiores chances de benefícios mútuos.

A fase do acordo

O processo de negociação tem como grande objetivo o acordo, que precisa surgir depois de ter passado por todas estas fases que mencionamos e de ser resultado direto de um processo bem feito em todas as suas fases anteriores.

O acordo é resultado de uma série de fatores como variáveis ajustadas e concessões cedidas por ambos os lados. 

É preciso retornar ao processo e analisar as anotações e observações feitas nas etapas anteriores, para então apresentar todos os pontos do interlocutor de forma bem resumida.

A fase do acerto final

O acordo foi feito, mas o processo não acabou. É muito importante que haja um acompanhamento inicial, buscando confirmar a ideia de que a sua solução apresentada na negociação é de fato a mais apropriada para aquele cliente.

Essa fase nós podemos chamar dentro do processo de vendas de pós-venda, que é o momento de fidelizar clientes, aumentar as vendas e gerar novos acordos a partir de novas negociações geradas.

Maneiras de usar o processo de negociação para vender mais

Podemos usar o processo de negociação para aperfeiçoar e melhorar o setor de vendas de uma empresa:

Fazendo planejamento do processo de vendas

Uma maneira de otimizar as vendas em um processo de negociação é ter bem planejado todo o processo de vendas, desde o início até os elementos principais. É preciso saber quais as metas, os valores que podem ser comercializados, as concessões que podem ser feitas, seja em prazo de entrega, seja em parcelamento. A metodologia Canvas, por exemplo, é uma excelente ferramenta para um planejamento de negócio, utilizado por várias empresas ao redor do mundo.

Um bom planejamento organizacional  auxilia sobremaneira o processo de negociação de qualquer empresa que deseja aumentar suas vendas.

Sendo capaz de desenvolver diversos tipos de abordagens ao cliente

No processo de negociação, uma coisa é muito clara: os clientes não são iguais. Eles possuem diferenças, peculiaridades, e é preciso que a empresa conheça e entenda cada um dos clientes que estarão no processo de negociação para gerar uma abordagem específica e direcionada para aquela parte. 

Ter esse cuidado ao trabalhar diversos tipos de abordagens numa negociação é essencial para gerar bons resultados.

Não forçando cliente a finalizar a compra

Nem sempre uma venda finalizada é um processo bem sucedido. A empresa precisa entender que numa negociação envolvendo empresa e cliente, a venda é um objetivo importante, mas não é o único. 

É preciso que a empresa consiga fidelizar e principalmente, satisfazer as necessidades daquele cliente. Se um cliente finaliza uma compra sem de fato querer a possibilidade dele ter um sentimento negativo com a empresa é muito grande e isso acaba gerando resultados negativos no futuro. 

Conclusão

O processo de negociação se apresenta como parte essencial para uma empresa, e investir nesse setor é investir no projeto que gera aumento de vendas, de lucros e de satisfação. 

Uma empresa que tem capacidade para implementar processos de negociação eficientes tem muito mais chances de crescer em um mercado cada vez mais competitivo.

E você, já participou de algum processo de negociação?

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